Kom i gang med DataMapper: Admin

DataMapper er et værktøj, som gør det nemmere for dig og din virksomhed at få overblik over jeres data, som muligvis kan være sensitivt og i GDPR-risiko.

I videoen herunder demonstrerer vi kort, hvordan hele værktøjet ser ud i en kort video:   

I den følgende guide herunder er der taget udgangspunkt i, at det er administrator, der er logget ind på DataMapper.

Opsætning af DataMapper

  1. Accepter invitationen fra systemet og log derefter ind med din email og dit kodeord
  2. Vælg derefter, hvilke lokationer, som jeres virksomhed bruger til daglig (fx Outlook, OneDrive m.v.)
  3. Invitér herefter resten af dit team under fanen Team
  4. Kopier og indsæt hhv. ansattes navne og kundenavne under relations - så DataMapper får noget at arbejde ud fra

Forbind alle relevante lokationer 

Log ind og færdiggør forbindelsen til dine valgte lokationer - dit team skal gøre det samme, som anvist nedenfor, når de er logget ind på deres bruger.
  1. Klik på Data Locations I venstre sidemenu
  2. Vælg en lokation fra listen, autorisér med dit login og derefter kryds af i de foldere, som du ønsker at scanne fra lokationen
  3. Klik herefter på Scan 
  4. Hvis du vil følge med i scanningen, kan du klikke på knappen "view current scan" (se billede 3 længere nede)

Nedenfor kan du se, hvordan du finder trin for trin.

Derefter skal du vælge, hvilke mapper, som DataMapper skal scanne ved at hakke af ud for hver mappe (husk at fravælge din private mappe):

Når du har valgt, hvilke mapper, som DataMapper skal scanne, så klikker du på Start scan i nederste højre hjørne i pop-up vinduet - og så får du følgende skærm:

Klikker du på "view current scan" bliver du - som noget nyt - sendt hen til denne side her: 

Herfra kan du klikke på knappen "view scanned files" - når du gør det, så bliver du sendt hen til fanen "risk documents", hvor du kan se oversigten af dine scannede dokumenter. Se længere nede mere omkring det scannede data.

Få overblik over data via dashboard

  1. Klik på Dashboard i venstre sidemenu
  2. Få overblikket over, hvor mange high-risk, risk og non-risk dokumenter I har I alt
  3. Som noget nyt kan du nu se "document age" - ved at klikke på hver "age" ændrer hjulet sig så du selv kan vælge hvad du vil se
  4. Se risk-kategorierne og hvor det står "værst" til - altså hvor bør I få ryddet op først

Få overblik over det scannede data

DataMapper finder og fremhæver sensitive og personlige dokumenter, som kan udgøre en GDPR risiko.
  1. Klik på risk documents I menuen
  2. Brug filtrene for at sortere i dokumenter på at justere type, person, nøgleord etc.
  3. Klik på et givent dokument i oversigten og få overblik over, hvorfor det er blevet fremhævet i scanningen
  4. Marker dokumenterne 'Ok' or 'Critical' i fanen Status - så skal du ikke længere tage stilling til dem
  5. Fra forsiden - fra dashboard - kan du danne dig et hurtigt overblik over, hvor I bør tage action først ud fra "risk categories" - og så justeres filtrene sig efter valg

Inviter flere brugere

Dit team har sandsynligvis en eller anden form for sensitiv information liggende på forskellige lokationer, både online og på selve computerens drev. Invitér derfor dit team til at få en bruger i DataMapper, så alt info kan blive scannet for om det er i GDPR risiko. 
  1. Klik på Team
  2. Klik på 'Send new invitation'.
  3. Indtast email på de medarbejdere, som skal have en invitation til DataMapper. Husk at trykke Enter efter hvert navn og husk at trykke Send 🤓
  4. Klik på Edit i oversigten over brugere, hvis du skal ændre i rollen på brugeren, fx hvis der skal tilføjes en admin mere. 

    I det blå felt kan du se, hvad de forskellige roller kan. Du kan vælge mellem "user" eller "admin".

Som den, der har oprettet kontoen, så er det dig, der er virksomhedens administrator I DataMapper. Når du inviterer flere brugere til værktøjet, og de nye brugere får opsat deres lokationer, så vil du kunne se alle resultater I (admin) DashBoard, men hver bruger kan kun se sine egne resultater af scanninger, når de er logget ind. Som admin kan du ikke slette andre brugeres data. 

Still need help? Contact Us Contact Us