Kom i gang med DataMapper: Admin

DataMapper er et værktøj, som gør det nemmere for dig og din virksomhed at få overblik over jeres data, som muligvis kan være sensitivt og i GDPR-risiko.

I den følgende guide herunder er der taget udgangspunkt i, at det er administrator, der er logget ind på DataMapper.

Opsætning af DataMapper - første gang

1. Accepter invitationen fra systemet og log derefter ind med din email og dit kodeord dertil
2. Vælg derefter, hvilke lokationer, som jeres virksomhed bruger til daglig (fx Outlook (fås også som global), OneDrive (fås også som global), Sharepoint (fås kun som global), netværksdrev m.v.)
3. Følg trin for trin for onboarding
4. Når trinene er fuldført når du til Datakilder
5. Her skal du godkende og starte scan for at komme i gang med at bruge DataMapper
6. Når data er scannet kan du invitere dit Team* (kun regular scans kan invitere via Teams page, alle Global scan skal invitere via: Dashboard)

Login via denne side, efter du har klikket på "login in to datamapper" fra førnævnte invitation:

Her har du tre muligheder for at logge ind - er det første gang du skal logge på for at tilgå onboarding vil der på skærmen stå "activate your account" men mulighederne er de samme for login.

Når du har klikket på ovenstående invitation til at logge ind i DataMapper vil du typisk møde denne skærm du kan se herunder.

Der har du 3 muligheder for at logge på (er du Microsoft bruger er det kun den øverste og nederste, der er relevant for dig):

• Continue with Microsoft: login med single-sign on som du ville logge på din mail I en browser. Et-to klik og du er I gang.
• Continue with Google: login med google sign-on som du ville logge på I browser
• Another email provider: du kan logge ind med denne mulighed og få tilsendt en éngangskode til din indbakke, så du ikke skal nulstille din normale adgangskode hvis du havde glemt den (via Single-sign on). Logge ind med another email provider kræver du indtaster din email - eller den emailkonto du gerne vil logge ind på - og klik derefter "send code". Så er du i gang :-)

Trin for trin: Forbind alle relevante lokationer 

1. Klik på Datakilder/Data Locations* I venstre sidemenu
2. Vælg en for en de lokationer der blev udvalgt i onboarding og foretag nu: autorisering så scan kan blive startet. Gentag for hver enkelt lokation
3. Systemet vil herefter påbegynde scan og derefter synkronisere og sende data over til DataMapper
   1. Fremover skal du ikke autorisere scan på lokationer hver gang du logger ind - i stedet hentes der løbende data fra dine lokationer over i DataMapper via sync.
   2. For at følge med i din og brugernes udvikling med oprydning af data, kan du gøre brug af Dashboard - Generel - Risikoudvikling over tid

Du starter på data locations hver gang du logger ind fremover:

Ved regular Outlook/Onedrive scan bliver du bedt om at vælge mapper, som du vil scanne. Når scan har kørt i 24 timer overgår du til sync.

OBS: Ved Global scan af enten Outlook eller Onedrive skal du ikke vælge foldere og du skal ikke starte scan på ny.

Når du har valgt, hvilke mapper, som DataMapper skal vise dig data fra, så klikker du på Start scan i nederste højre hjørne i pop-up vinduet - og så får du følgende skærm:

Vi ved, at ikke alle logger ind i DataMapper dagligt, så denne side er tiltænkt at lige genopfriske info for dig - for den seneste uge og for de seneste 30 dage.

Få overblik over data via dashboard

1. Klik på Dashboard i venstre sidemenu
2. Få overblikket over, hvor mange high-risk, risk og risk dokumenter I har I alt i jeres virksomhed ved at klikke på Generel
3. I Generel kan du få info om jeres arbejde med et nedbringe risiko. Det senest nye er "Risiko udvikling over tid" der kan hjælpe dig med at holde snor i brugerne og hvor tit de rydder op og hvor meget der bliver slettet.
4. Se risk-kategorierne og brug det eventuelt til intern rapportering

Få overblik over det scannede data

1. Klik på risk documents I menuen
2. Brug filtrene for at sortere i dokumenter på at justere dokumenttype, navn, nøgleord etc.
3. Klik på et givent dokument i oversigten og få overblik over, hvorfor det er blevet fremhævet i scanningen
4. Marker dokumenterne som: Løst, Løs senere eller Slet'
5. Fra forsiden - fra dashboard - kan du danne dig et hurtigt overblik over, hvor I bør tage action først ud fra "risk categories" - og så justeres filtrene efter valg, når du er gået i gang med at gennemse risk documents. Vi anbefaler som udgangspunkt at starte med high-risk files, da disse filer ofte er nemmere at kunne gennemgå ud fra numre og alder på dokumenterne.
6. Husk når du som admin skal se brugeres fremdrift, kan du vælge dem i listen af filtre og få indblik i data (du får kun et kort udsnit).

Inviter flere brugere

1. Klik på Team eller gå til Global dashboard*
   1. Team er kun relevant såfremt I har fået foretaget et regulært scan (dvs en ny bruger skal selv logge på og vælge foldere, men slipper for dette step i global scan)
2. Klik på 'Send new invitations'.
   1. Hvis global scan, naviger da til Dashboard - Global- klik da på "vis alt" under Outlook eller Onedrive - klik "inviter" ud for emailkontoen. Gentag for hver ny bruger
3. Indtast email på de medarbejdere, som skal have en invitation til DataMapper. Husk at trykke Enter efter hvert navn og tryk Send 🤓

4. Klik på Edit i oversigten over brugere, hvis du skal ændre i rollen på brugeren, fx hvis der skal tilføjes en administrator rolle mere. 

   
   

   I det blå felt kan du se, hvad de forskellige roller kan. Du kan vælge mellem "user" eller "admin".

Som den, der har oprettet kontoen, så er det dig, der er virksomhedens administrator I DataMapper. Når du inviterer flere brugere til værktøjet, og de nye brugere får opsat deres lokationer, så vil du kunne se alle resultater I (admin) DashBoard, men hver bruger kan kun se sine egne resultater af scanninger, når de er logget ind. Som admin kan du ikke slette andre brugeres data.