1.1 Kom i gang med DataMapper: Admin ✔

DataMapper er et værktøj, som gør det nemmere for dig og din virksomhed at få overblik over jeres data, som muligvis kan være sensitivt og i GDPR-risiko.

I den følgende guide herunder er der taget udgangspunkt i, at det er administratoren, der er logget ind på DataMapper.

Det tager kun 5 trin at komme i gang:

1. Log ind i DataMapper fra førnævnte invitation

Accepter invitationen fra systemet og log derefter ind med din email og dit kodeord dertil.

Her har du tre muligheder for at logge ind - er det første gang du skal logge på for at tilgå onboarding, vil der på skærmen stå "activate your account".

Der har du 3 muligheder for at logge på (er du Microsoft-bruger, er det kun den øverste og nederste, der er relevant for dig):

    • Continue with Microsoft: login med single sign-on som du ville logge på din mail i en browser. Et-to klik og du er i gang.
    • Continue with Google: login med Google sign-on som du ville logge på i en browser.
    • Another email provider: du kan logge ind med denne mulighed og få tilsendt en engangskode til din indbakke, såfremt du ikke kan huske din kode eller kontoen ikke er personlig (dette er typisk for delte postkasser).

2. Forbind alle relevante lokationer og begynd at scanne 

Vælg derefter, hvilke lokationer, som jeres virksomhed bruger til daglig: Outlook global, OneDrive global, SharePoint global, netværksdrev m.v. Er du tilføjet som ekstra administrator, er det ikke sikkert, at du behøver at foretage dig nogle valg.

  1. Start i Datakilder/Data Locations i venstre sidemenu. Autoriser én for én de lokationer, der blev udvalgt i onboarding,   og start derefter scan på de udvalgte konti (kun Global scan). Gentag for hver enkelt lokation.
  2. Systemet vil herefter påbegynde scan, derefter synkronisere og sende data over til DataMapper.

Du starter på Data Locations, hver gang du logger ind fremover:

3. Se statistik over jeres scannede data

Få overblikket over brugernes oprydning i grafen "Risikoudvikling over tid", hvor mange high-risk, risk og low-risk dokumenter I har i alt i jeres virksomhed, risk-kategorierne og anden statistik ved at bruge Dashboard.

  • Klik på Dashboard øverst i venstre sidemenu og få overblik over data via dashboard
  • Når jeres data er scannet, kan du få overblikket over, hvor mange high-risk, risk og low-risk dokumenter I har i alt i jeres virksomhed ved at klikke på Generel
  • I Generel kan du få info om jeres arbejde med at nedbringe risiko. Det nyeste er "Risikoudvikling over tid", der kan hjælpe dig med at holde snor i brugerne og hvor tit de rydder op og hvor meget data, der bliver slettet.
  • Se risk-kategorierne igennem, og brug dem eventuelt til intern rapportering.
  • Ved at gå til Global kan du herfra se Højeste risiko-konti og sikre at de får invitation til at bruge DataMapper.

4. Find sensitive dokumenter

DataMapper finder og fremhæver sensitive og personlige dokumenter på tværs af de valgte datalokationer, der er startet scan på, og som kan udgøre en GDPR-risiko.
  1. Klik på "Risiko-dokumenter" i menuen

  1. Brug filtrene til at sortere i dokumenterne ved at justere dokumenttype, navn, nøgleord etc.
  2. Sørg for at have markeret "Egne filer" såfremt du vil rydde op i egne dokumenter - DataMapper er automatisk sat til "Admin filer"-indstilling som giver dig overblik over brugernes data i et indsnævret view.
  3. Klik derefter på et givet dokument i oversigten og få overblik over, hvorfor det er blevet fremhævet i scanningen - DataMapper fremhæver Risiko-niveau, om der er Høj risiko eller Risiko (numre eller keywords).
  4. Her kan du handle og slette et dokument via DataMapper, eller bare markere det som Handling påkrævet. Vælg mellem: Løst, Handling påkrævet eller Slet

Vi anbefaler som udgangspunkt at starte med Høj-risiko-dokumenter, da disse filer ofte er nemmere at gennemgå ud fra numre og alder på dokumenterne, hvorved risk-filer (keywords) kan kræve lidt længere arbejdstid.

  1. Slet filerne: Inden du kan slette filer i DataMapper, sådan at de også er slettet i Outlook skal du aktivere funktionen i Data Locations - Outlook - Settings (se mere her: Sådan sletter du i DataMapper). Så kan du hurtigt og nemt få ryddet op i dine filer!

Dashboard-siden og Risiko-dokumenter-siden for admin opdateres jævnligt.


Når du vælger Adminvisning, vil du på grund af GDPR-reglerne ikke kunne se alle oplysninger om de dokumenter, der indeholder sensitivt indhold. Du vil kun se et overblik over dokumenterne og kan bede dine medarbejdere om at gå i gang med at rydde op i deres dokumenter med sensitive data.

5. Inviter flere brugere

Du som admin skal ikke være alene om at nedbringe GDPR-data i jeres virksomhed. Inviter derfor de brugere ombord, som du kan se, har sensitiv information liggende på de valgte lokationer.

❗️Kun regulære scans kan invitere via Team-siden, alle Global scans skal invitere via Dashboard.

  1. Gå til Dashboard ➡ Global ➡ View all
  2. Klik på "Invite" ud for hver af de konti som du vil invitere til at være bruger i DataMapper
  3. Gentag for hver enkelt konto

Er der flere lokationer scannet og skal brugerne have adgang til al data på én gang - skal invitation sendes fra én lokation og fra næste lokation skal der i stedet klikkes "inkluder data".


  1. Gå til Team-siden, og se et overblik over, hvem der er blevet inviteret, og hvem der har accepteret invitationen. Du kan også redigere i brugerkonti - såfremt en bruger skal ændres til admin eller fjernes helt, kan det gøres her. Klik på tandhjulet helt yderst til højre og vælg "Edit".

Har du nogle spørgsmål? Så kan du skrive til os via chatten i DataMapper, til vores Customer Success-team eller sende os en mail support@safeonline.dk 😊

Still need help? Contact Us Contact Us