Kom i gang med DataMapper: Admin

DataMapper er et værktøj, som gør det nemmere for dig og din virksomhed at få overblik over jeres data, som muligvis kan være sensitivt og i GDPR-risiko.

I den følgende guide herunder er der taget udgangspunkt i, at det er administrator, der er logget ind på DataMapper.

I videoen herunder demonstrerer vi kort, hvordan hele værktøjet ser ud i en kort video:   

Opsætning af DataMapper - første gang

1. Accepter invitationen fra systemet og log derefter ind med din email og dit kodeord dertil
2. Vælg derefter, hvilke lokationer, som jeres virksomhed bruger til daglig (fx Outlook (fås også som global), OneDrive (fås også som global), Sharepoint (fås også som global), netværksdrev m.v.)
3. Invitér herefter resten af dit team under fanen Team*
   1. Er du startet op på et Global scan så kan du ikke invitere via Team men skal gøre det via Dashboard - Global highest risk users
4. Kopier og indsæt hhv. ansattes navne og kundenavne under Names - dette kan også gøres senere via Importer navne i Risiko Indstillinger
5. Derefter følger du de forskellige trin-for-trin for at komme i mål med onboarding.
6. Når trinene er fuldført når du til Datakilder

Login via denne side, efter du har klikket på "login in to datamapper" fra førnævnte invitation:

Her har du tre muligheder for at logge ind - er det første gang du skal logge på for at tilgå onboarding vil der på skærmen stå "activate your account" men mulighederne er de samme for login.

Når du har klikket på ovenstående invitation til at logge ind i DataMapper vil du typisk møde denne skærm du kan se herunder.

Der har du 3 muligheder for at logge på (er du Microsoft bruger er det kun den øverste og nederste, der er relevant for dig):

• Continue with Microsoft: login med single-sign on som du ville logge på din mail I en browser. Et-to klik og du er I gang.
• Continue with Google: login med google sign-on som du ville logge på I browser
• Another email provider: du kan logge ind med denne mulighed og få tilsendt en éngangskode til din indbakke, så du ikke skal nulstille din normale adgangskode hvis du havde glemt den (via Single-sign on). Logge ind med another email provider kræver du indtaster din email - eller den emailkonto du gerne vil logge ind på - og klik derefter "send code". Så er du i gang :-)

Trin for trin: Forbind alle relevante lokationer 

1. Klik på Datakilder/Data Locations* I venstre sidemenu
2. Vælg en for en de lokationer der blev udvalgt i onboarding og foretag nu: autorisering så scan kan blive startet. Gentag for hver enkelt lokation
3. Afslut med Start Scan 
4. Systemet vil herefter påbegynde scan og derefter synkronisere og sende data over til DataMapper
   1. Fremover skal du ikke autorisere scan på lokationer hver gang du logger ind - i stedet hentes der hele tiden data fra dine lokationer over i DataMapper via sync.
   2. For at følge med i din og brugernes udvikling kan du gøre brug af Dashboard - Generel - Risikoudvikling over tid

Du starter på data locations hver gang du logger ind fremover:

Derefter skal du vælge, hvilke mapper, som DataMapper skal vise dig i overblikket, når scan har kørt i 24 timer overgår du til sync, ved at hakke af ud for hver mappe (husk at fravælge din private mappe):

Ved Global scan skal du vælge foldere og ikke starte scan på ny.

Når du har valgt, hvilke mapper, som DataMapper skal vise dig data fra, så klikker du på Start scan i nederste højre hjørne i pop-up vinduet - og så får du følgende skærm:

Vi ved, at ikke alle logger ind i DataMapper dagligt, så denne side er tiltænkt at lige genopfriske info for dig - for den seneste uge og for de seneste 30 dage.

Få overblik over data via dashboard

1. Klik på Dashboard i venstre sidemenu
2. Få overblikket over, hvor mange high-risk, risk og risk dokumenter I har I alt i jeres virksomhed ved at klikke på Generel
3. I Generel kan du få info om jeres arbejde med et nedbringe risiko. Det senest nye er "Risiko udvikling over tid" der kan hjælpe dig med at holde snor i brugerne og hvor tit de rydder op og hvor meget der bliver slettet.
4. Se risk-kategorierne og brug det eventuelt til intern rapportering

Få overblik over det scannede data

1. Klik på risk documents I menuen
2. Brug filtrene for at sortere i dokumenter på at justere dokumenttype, navn, nøgleord etc.
3. Klik på et givent dokument i oversigten og få overblik over, hvorfor det er blevet fremhævet i scanningen
4. Marker dokumenterne som: Løst, Løs senere eller Slet'
5. Fra forsiden - fra dashboard - kan du danne dig et hurtigt overblik over, hvor I bør tage action først ud fra "risk categories" - og så justeres filtrene efter valg, når du er gået i gang med at gennemse risk documents. Vi anbefaler som udgangspunkt at starte med high-risk files.

Inviter flere brugere

1. Klik på Team eller gå til Global dashboard
2. Klik på 'Send new invitations'.
   1. Hvis global, klik da på "vis alt" under global dashboard og klik "inviter" ud for emailkontoen
3. Indtast email på de medarbejdere, som skal have en invitation til DataMapper. Husk at trykke Enter efter hvert navn og tryk Send 🤓

4. Klik på Edit i oversigten over brugere, hvis du skal ændre i rollen på brugeren, fx hvis der skal tilføjes en administrator rolle mere. 

   
   

   I det blå felt kan du se, hvad de forskellige roller kan. Du kan vælge mellem "user" eller "admin".

Som den, der har oprettet kontoen, så er det dig, der er virksomhedens administrator I DataMapper. Når du inviterer flere brugere til værktøjet, og de nye brugere får opsat deres lokationer, så vil du kunne se alle resultater I (admin) DashBoard, men hver bruger kan kun se sine egne resultater af scanninger, når de er logget ind. Som admin kan du ikke slette andre brugeres data.