Kom i gang med DataMapper: Admin

DataMapper er et værktøj, som gør det nemmere for dig og din virksomhed at få overblik over jeres data, som muligvis kan være sensitivt og i GDPR-risiko.

I den følgende guide herunder er der taget udgangspunkt i, at det er administrator, der er logget ind på DataMapper.

I videoen herunder demonstrerer vi kort, hvordan hele værktøjet ser ud i en kort video:   

Opsætning af DataMapper

1. Accepter invitationen fra systemet og log derefter ind med din email og dit kodeord dertil
2. Vælg derefter, hvilke lokationer, som jeres virksomhed bruger til daglig (fx Outlook, OneDrive m.v.)
3. Invitér herefter resten af dit team under fanen Team
4. Kopier og indsæt hhv. ansattes navne og kundenavne under Names - dette kan også gøres senere

Forbind alle relevante lokationer 

1. Klik på Data Locations I venstre sidemenu
2. Vælg en lokation fra listen, autorisér med dit login og derefter kryds af i de foldere, som du ønsker at scanne fra lokationen
3. Klik herefter på Scan 
4. Systemet vil herefter synkronisere de valgte foldere og sende data over til DataMapper - efter et par minutter kan du se de første resultater i risk documents.
   1. Fremover skal du ikke genstarte scan hver gang du logger ind - i stedet hentes der hele tiden data fra dine lokationer over i DataMapper. 
   2. For at se nærmere info om hvor meget data, der sendes over og hvor meget du har slettet kan du klikke på knappen view ud for hver lokation, der har scannet mindst én gang

Nedenfor kan du se på hvert billede, hvordan du finder trin for trin.

Derefter skal du vælge, hvilke mapper, som DataMapper skal scanne ved at hakke af ud for hver mappe (husk at fravælge din private mappe):

Når du har valgt, hvilke mapper, som DataMapper skal scanne, så klikker du på Start scan i nederste højre hjørne i pop-up vinduet - og så får du følgende skærm:

Vi ved, at ikke alle logger ind i DataMapper dagligt, så denne side er tiltænkt at lige genopfriske info for dig - for den seneste uge og for de seneste 30 dage. Den blå boble angiver om der er tilføjet nye filer siden sidst - og den røde, hvor mange, der er fjernet af dig.

Få overblik over data via dashboard

1. Klik på Dashboard i venstre sidemenu
2. Få overblikket over, hvor mange high-risk, risk og non-risk dokumenter I har I alt i jeres virksomhed
3. Som noget nyt kan du nu se "document age" - ved at klikke på hver "age" ændrer hjulet sig så du selv kan vælge hvad du vil se
4. Se risk-kategorierne og hvor det står "værst" til - altså hvor bør I få ryddet op først

Få overblik over det scannede data

1. Klik på risk documents I menuen
2. Brug filtrene for at sortere i dokumenter på at justere type, person, nøgleord etc.
3. Klik på et givent dokument i oversigten og få overblik over, hvorfor det er blevet fremhævet i scanningen
4. Marker dokumenterne 'Ok' or 'Critical' i fanen Status - så skal du ikke længere tage stilling til dem
5. Fra forsiden - fra dashboard - kan du danne dig et hurtigt overblik over, hvor I bør tage action først ud fra "risk categories" - og så justeres filtrene efter valg, når du er gået i gang med at gennemse risk documents. Vi anbefaler som udgangspunkt at starte med high-risk files.

Inviter flere brugere

1. Klik på Team
2. Klik på 'Send new invitations'.
3. Indtast email på de medarbejdere, som skal have en invitation til DataMapper. Husk at trykke Enter efter hvert navn og tryk Send 🤓

4. Klik på Edit i oversigten over brugere, hvis du skal ændre i rollen på brugeren, fx hvis der skal tilføjes en admin mere. 

   
   

   I det blå felt kan du se, hvad de forskellige roller kan. Du kan vælge mellem "user" eller "admin".

Som den, der har oprettet kontoen, så er det dig, der er virksomhedens administrator I DataMapper. Når du inviterer flere brugere til værktøjet, og de nye brugere får opsat deres lokationer, så vil du kunne se alle resultater I (admin) DashBoard, men hver bruger kan kun se sine egne resultater af scanninger, når de er logget ind. Som admin kan du ikke slette andre brugeres data.