DataMapper - velkomstmail til dine brugere (skabelon)
Herunder kan du bruge vores skabelon på en velkomstmail, som du kan sende rundt internt omhandlende DataMapper og hvordan I skal bruge det i jeres virksomhed, samt hvordan dine kolleger kommer i gang. Teksten er forholdsvis lang da der også er inkluderet en step-by-step til hvordan I kommer i gang.
Du kan kopiere teksten ind i en mail, som du sender rundt internt eller kopiere det ind i et word dokument, som du vedhæfter en intern mail. Dertil er du naturligvis velkommen til at flette intern process ind i teksten så alt relevant kommunikation kommer med 🙂
Du må gerne ændre i dele af teksten, som ikke er om DataMapper:
Kære alle,
For at sikre overholdelse af GDPR og relevante lovgivninger, arbejder vi løbende på at opdatere vores persondatapolitik og processer. Dette arbejde er essentielt for at beskytte persondata og overholde de krav, der stilles til vores virksomhed.
Vi skal i gang med at få overblik over og rydde op i de data, der indeholder sensitive oplysninger i henhold til GDPR. En vigtig del af dette arbejde er håndteringen af vores emails.
Derfor introducerer vi nu DataMapper, som vil hjælpe os med at identificere emails og filer, som indeholder personfølsom data. Ved at bruge DataMapper har vi mulighed for at scanne alle medarbejders emails på tværs af alle afdelinger.
Hvad betyder det for dig:
Alle medarbejder med en emailkonto vil få deres emails scannet. Scanningen er obligatorisk og udføres med DataMapper som anført ovenfor.
Ønsker du ikke, at få scannet din konti bedes du rette henvendelse til nærmeste leder.
Tidsplan og handlinger:
- Startdato for scanning: (INDSÆT DATO)
Privat indhold:
For at beskytte dit privatliv bedes du få oprettet en mappe i din emailkonto kaldet "Privat" eller lignende og flytter alt privat indhold dertil. Dette skal gøres inden scanningen starter (se dato ovenfor).
Dokumenter, der anes som værende privat anliggende:
- Huskøb
- Juridiske dokumenter (f.eks. skilsmissepapirer)
- Uddannelse / Børn
- Rejser (F.eks. Pas/hotel bookninger)
- Private udlæg / kvitteringer (F.eks rejser)
- Helbreds Dokumenter (F.eks downloadet brev fra ens læge)
- Kontrakter / Opsigelser / lønseddel
- Ingen indholdsvisning: Rapporten viser ikke indholdet af dine e-mails, men kun filtype og -navn. Vi har ikke adgang til dine e-mails.
- DataMapper undtagelser: Du kan specificere, at DataMapper skal undtage din private mappe fra scanningen.
Du vil modtage en e-mail i din indbakke med en invitation til systemet (se efter en der hedder "You have been invited to DataMapper), og der klikker du bare på linket "Log into DataMapper" og logger på med din arbejds-email og kode dertil.
Når du har modtaget invitationen, så er det bare at følge de få trin for at komme i gang med at gennemse dine emails og filer for GDPR sensitiv data.
Oversigt over hvordan du kommer i gang:
1. Klik på invitationslinket, og du bliver guidet igennem sign-up flowet i få trin
2. Vælg foldere - ekskluder privatfolder(ne)
3. Efter foldervalg bliver du guidet ind på Data Locations - her kan du se hvilke foldere du har valgt og hvornår der sidst er synkroniseret data
4. Ud for Outlook skal du aktivere Delete funktion - dette gøres ved at klikke på "Settings" ud for Outlook, sæt flueben og gem ændringer
5. Herefter kan du klikke på Risk Documents og påbegynde oprydning af dine scannede dokumenter
- Når du har ryddet op i et antal filer, kan du fint logge ud - dine data går ikke tabt, men ligger klar til næste gang du logger ind og fortsætter din oprydning
Ved spørgsmål eller behov for hjælp, besvar venligst denne mail.
De bedste hilsner,