DataMapper - velkomstmail til dine brugere (skabelon)

Herunder kan du bruge vores skabelon på en velkomstmail, som du kan sende rundt internt omhandlende DataMapper og hvordan I skal bruge det i jeres virksomhed, samt hvordan dine kolleger kommer i gang. Teksten er forholdsvis lang da der også er inkluderet en step-by-step til hvordan I kommer i gang.

Du kan kopiere teksten ind i en mail, som du sender rundt internt eller kopiere det ind i et word dokument, som du vedhæfter en intern mail. Dertil er du naturligvis velkommen til at flette intern process ind og info fra jeres egne rækker, så alt kommunikation kommer med på samme tid 🙂

Nedenfor kan du se et bud på, hvad du skal sende med som information omkring DataMapper. Du må gerne ændre i dele af teksten, som ikke er om DataMapper:

Hej {{ contact.firstname }}, 

Vi skal i gang med at få overblik over og rydde op i data, der indeholder sensitive oplysninger i henhold til GDPR. Derfor introducerer vi nu DataMapper på tværs af alle afdelinger.

Denne e-mail vil hjælpe dig godt i gang med at logge på denne platform og få scannet og gennemset dine dokumenter (Hvis I har global outlook kan du i stedet skrive info om at alt data på forhånd er scannet og gennemset for gennemsigtighedens skyld så dine medarbejdere ved hvad de skal forvente).

Du vil modtage en e-mail i din indbakke med en invitation til systemet (se efter en der hedder "You have been invited to DataMapper), og der klikker du bare på linket "Log into DataMapper" og logger på med din arbejds-email og kode dertil.

Når du har modtaget invitationen, så er det bare at følge de få trin, som systemet guider dig igennem, og så er du i gang med at få identificeret GDPR-risici på tværs af alle dine dokumenter.

Oversigt over hvordan du kommer i gang:

1.      Klik på invitationslinket, og du bliver guidet igennem sign-up flowet i få trin

2.     Vælg foldere - ekskluder privatfoldere

3.     Efter sign-up skal du klikke på Data Locations og opstarte et scan af dine lokationer - dette behøver du at gøre én gang for systemet synkroniserer én gang i døgnet

4.    Ud for Outlook skal du aktivere Delete funktion - dette gøres ved at klikke på "Settings" ud for Outlook, sæt flueben og gem ændringer

5.    DataMapper går i gang at scanne dine dokumenter, og du kan læne dig tilbage

6.    Herefter kan du klikke på Risk Documents og påbegynde oprydning af dine scannede dokumenter

7. Når du har ryddet op i et antal filer, kan du fint logge ud - dine data går ikke tabt men ligger klar til næste gang du logger ind og fortsætter din oprydning

*Her kan du evt slutte af med interne arbejdsprocesser eller oversigt over nærmere implementeringsmøder eller andet relevant info til dine medarbejdere

De bedste hilsner,