Forberedelse til gennemgang af resultater i DataMapper
Når du skal i gang med at gennemgå dine resultater i DataMapper, så kan det ved første øjekast være overvældende, da du sandsynligvis har fået mange sider med dokumenter som du skal gennemse. Men husk, at det er lige den "pukkel" som du skal over - og så bliver det nemmere! 🙂
Derfor har vi udformet denne artikel som en form for "best practice" for dig, der skal I gang for første gang - eller dig, som har været fraværende fra platformen i en periode og skal genstarte med "bunken" af resultater.
De forskellige punkter heri er samlet ud fra vores egne erfaringer med vores platform, andre kunders feedback & generelt brug.
Du kan vælge at bruge listen som inspiration til, hvordan du kan gribe det an, når du skal i gang med din oprydning i DataMapper - og del det endelig med resten af dit team.
Du kan også finde inspiration i vores guide "Jeg har lavet mit første scan i DataMapper. Hvad bør jeg gøre nu?"
**Artiklen og de efterfølgende steps kan bruges uanset om du er admin eller bruger - men step 4 er henvendt til admin i forhold til at invitere flere i DataMapper, da brugere ikke kan dette.**
Step 1: Læg en plan
Noget af det, som vi hører oftest er, at det kommer bag på mange, hvor stor mængden af filer er og ord som "voldsom" eller "overvældende" bruges gerne i den sammenhæng. Det er vigtigt at nævne, at den plan, som vi har foreslået i denne artikel - og som du lægger - ikke er en "one size fits alle"-type. Hver bruger vil opnå forskellige resultater og mængden vil variere - særligt, hvis man er nogenlunde selvstyrende omkring, hvor mange foldere og lokationer, man vælger at scanne til start.
1.1 Hvordan skal jeg bære mig ad så, for bedst muligt at komme "over bjerget"?
En del af din plan kan derfor være, at du i første omgang tilvælger alle mapper på alle lokationer (fx Outlook og OneDrive). Så får du vished og overblik over, hvor omfangsrig mængden er. Du skal vide, at DataMapper kun viser dig de filer, som indeholder risiko - og du dermed skal tage stilling til om skal slettes eller om noget skal gemmes endnu.
Når du kommer så langt, så kan du vælge at gøre brug af filtrene tilgængelige i risk documents - så kan du bedre styre, hvor meget data du ser ad gangen - og fra hvilken lokation.
Se et eksempel nedenfor 😊
NB: Vi viser ikke filer, som ikke indeholder risk - det giver ikke mening, at vise filer, som er harmløse.
1.2. Hvor meget tid skal jeg forvente at bruge?
Tidsmæssigt skal du ikke forvente, at du kan være færdig med hele din oprydning på 5. minutter. Det er i hvert fald ikke en garanti, som vi kan stille dig i udsigt 😉
Herunder har vi scannet alle vores lokationer på vores demo-konto, men for overblikkets skyld så har vi justeret filtrene, så vi kun får vist: Outlook og alle risk levels. Det giver ca 65 dokumenter på 5 sider. Det er til at overkomme til en start. Uden filtrene var vi langt over 20 sider med 10 dokumenter på hver.
1.3 Skab overblikket
Når du har gjort som eksemplet ovenfor - og fået resultater frem i risk documents, så kan du bedre skabe dig et overblik. Som foreslået så kan du, som en del af din plan, bruge vores filtermuligheder så du bedre kan udvælge, hvor meget data du vil rydde op ad gangen.
Først og fremmest får du overblik over om du har 100 eller 10000 filer - og bliv ikke overrasket, hvis du lander et sted derimellem. De fleste af os har rigtig mange mails, som er samlet sammen over tid 😊
Step 2: Gør brug af en (intern) implementeringsplan
For at forberede dine kolleger/team på at påbegynde brugen af DataMapper kan det være en fordel at have opstillet en (intern) implementeringsplan. På denne måde ved alle, hvordan og hvorledes de skal gribe det an - til et vis punkt.
Alle har deres egen måde at arbejde på, og ikke alle tager det fra A-Z, men måske nærmere A-D. Overvej for hvert scenarie, hvor meget tid det forventes at tage - og vær realistisk omkring det. Tager det 10 min, så skriv det (alt er jo relativt) - men tager det i virkeligheden tættere på en time, så skriv det. Alt derimellem er bare bonus og tid vundet, som kan bruges på andre opgaver.
Vi har et bud på en implementeringsplan som du/I kan bruge som inspiration til at lave jeres egen for hele teamet, men del den ud og lad brugerne (inklusiv dig selv) lave en, der passer dem. Det er ikke sikkert, at det er nødvendigt den er lang og udførlig - men husk de vigtigste detaljer om tid og forventning. Find vores skabelon her: DataMapper - Implementeringsplan
Step 3: Skab din egen rutine
Efter I har fået opstillet en fælles implementeringsplan og i øvrigt har haft mulighed for at lade DataMapper "leve" lidt hos jer, så er næste skridt, at tage det videre til at blive en rutine, at få ryddet op med jævne mellemrum.
Når I har fundet jer til rette så meget som muligt i brugen af DataMapper, så kan I begynde at finde egne rutiner for, hvornår - hvordan - hvorfor, at det er vigtigt, at der ryddes op i personfølsomt data.
3.1 Hvornår skal der ryddes op? 🤔
En god grundregel, som vi ofte hører om fra vores kunder er, når en måned er afsluttet. Sammenlign det med, når der laves en månedsafslutning i regnskaberne - så kan det være en idé lige at tage en gennemgang sidst på måneden af din mail. Har du synkroniseret din Outlook - tilvalgt alle foldere - så kan du blot tjekke løbende. Husk stadig at bruge filtermulighederne.
Det kan også være, at når du er kommet ind i en rutine, som passer dig, at du ved, hvornår det er bedst for dig at rydde op i data 😊
3.2 Hvordan rydder jeg bedst op?
Som allerede nævnt ovenfor, så handler det om at skabe en rutine. Hvad og hvornår det passer dig kommer naturligt, når du begynder at finde ud af, hvordan DataMapper virker og hvordan du finder rundt i platformen. Derefter hvilke filtre, der giver bedst mening for det view du gerne vil se, hvilke lokationer du vælger hver gang m.v.
Når du har fundet din rutine med DataMapper, så vil der naturligt opstå en fremgangsmåde for, hvordan du bedst rydder op. Om det gælder, at du skal huske at tømme din "slettet post" og "papirkurv" lokalt og i din indbakke hver dag, eller hver uge, for at minimere hvad DataMapper finder. Eller om du skal lægge tid ind i din kalender et par gange ugentligt til at gennemse resultater.
Vi kan ikke fortælle dig, hvad der er bedst eller mest rigtigt. Du skal dog være bevidst om, at der i starten vil være et større tidsforbrug - men når du finder rutinen vil du ikke bruge samme tid hver gang. I virkeligheden kan 10 min eller 1 time dagligt gøre meget stor forskel for dig i forhold til at få ryddet op i personfølsom data som DataMapper scanner efter.
3.3. Hvorfor skal jeg rydde op?
Vi kan ikke give dig den konkrete grund for at rydde op, men vi kan fortælle dig, at det er vigtigt for dig - og helt sikkert også din arbejdsplads jf. privatlivspolitikker m.v. - at få vished om, der måtte ligge nogle personfølsomme data i din mail, lokale & delte drev, som ikke skal være der. Og dem, der er der, skal være opbevaret sikkert og ikke have for mange dobbeltgængere.
Bare 5 minutter om dagen kan være nok til, at du nedjusterer risikoen.
Step 4: Inviter dit team (kun for admin)
Når du har fået styr på at lave planer for dig selv og der er kommet styr på en implementeringsplan for hele din virksomhed - så er det naturligt at invitere resten af dit team til at komme i gang med at rydde op. Måske har du allerede inviteret dem, og så kan du dele denne her artikel med dem.
Vores skabeloner er lavet for at du - og andre - kan tage udgangspunkt i det grundlæggende og tage det et eller flere skridt videre, så det passer på jeres virksomhed og arbejdsprocesser.
Husk at forventningsafstem med dit team, hvad det er de går ind til - og hvad det er der kommer til at ske, både hvor meget det vil kræve for dem at komme i gang med at rydde op, og henvis evt. jeres egne privatlivspolitikker, hvis der opstår yderligere spørgsmål.
Er du i tvivl om noget i forhold til DataMapper - så tøv ikke med at tage fat på os. Vi vil gerne hjælpe 😊