DataMapper: Sådan sletter du filer i risk documents via Outlook politik

Når du er igang med at rydde op i de scannede data, der indeholder enten højrisiko eller risiko (nogle gange begge dele) i DataMapper giver det også mening at få dem slettet helt fra Outlook.

Hidtil har det været sådan, at når du klikkede "Go to document" på en hvilken som helst fil i oversigten, så åbnes den i et nyt vindue, hvor du kan slette filen ved at klikke på "Slet" i højre hjørne.

NB: Grundet ændringer i Microsofts struktur er dette ikke længere muligt. Nærmere forklaring følger længere nede i guiden.

Se eksempel herunder på hvordan du skulle gøre før at slette:

Først vælger du en fil du vil åbne ved at klikke på Go to document fra Risk documents table. Muligheden bliver synlig når du har klikket på filens navn.

Sidenhen åbnes et nyt vindue, hvor du kan se den mail, som indeholder den/de filer, der har en eller anden risk som er fundet af DataMapper.

I øverste højre hjørne kan du se en Slet knap. Den skal du ikke klikke på.

Hvorfor skal jeg ikke bruge Slet knap i linket?

Microsoft har fjernet slette funktionaliteten (selv om den er synlig) når brugere kommer fra et tredjeparts produkt som fx DataMapper. Dette har de gjort for at øge sikkerheden for brugere og for at hindre mulige hackerangreb.

I stedet skal du følge de trin, der er beskrevet herunder, så du kan komme sletningen til livs.

Hvad skal jeg i stedet gøre for at få slettet filer?

Glad for at du spørger, for vi har selvfølgelig fundet frem til en (midlertidig) løsning - og det er muligvis en du godt kender i forvejen, hvis du bruger Outlook jævnligt.

I stedet for at trykke på Slet i højre hjørne skal du i stedet klikke på det punkt, der hedder "Tildel politik". Her sætter du det til den politik, der passer dig bedst - og derefter kan du lukke vinduet igen ved at klikke på krydset i øverste højre hjørne (ligesom når du almindeligvis lukker et browservindue).

Filen vil derefter blive slettet ud fra den politik du har opsat. Det kunne gælde i tilfælde, hvor I efter interne GDPR politikker er forpligtet til at slette filer pr en given dato eller periode.

Når jeg har sat en politik, skal jeg så gøre noget ovre i DataMapper eller sker det af sig selv?

Hvis du eksempelvis vælger 1 Week Delete eller 1 Month Delete (Mangler du muligheder af opbevaringspolitikker så skal du lige tage fat på din IT administrator som kan tilføje det for dig i oversigten, såfremt du ikke selv kan) - så kan du med fordel lige gå tilbage i DataMapper og i oversigten lige markere dokumentet som Resolved, så du ved, at du har haft det åbnet og tildelt det en politik for sletning. .

Du markerer dokumentet ved at holde musen svævende over udråbstegnet under Status (se nedenfor).

Sådan kan du løbende fortsætte med at rydde op 🙂

Kommer den 'almindelige' slettemulighed ikke tilbage?

Det ved vi ikke konkret, men vi har en rigtig fed feature på tegnebrættet som vil gøre det endnu lettere at få slettet filer direkte fra DataMapper - uanset lokation - og den arbejder vi nu på højtryk for at kunne gøre klar til alle jer brugere.

Når den er klar til jer så kommer der selvfølgelig besked herom 🙂

Har du spørgsmål?

Vores Customer Success team sidder klar til at hjælpe dig med svar på dine spørgsmål til sletning, så skriv endelig til os enten via vores chat i DataMapper eller via direkte mail support@safeonline.dk