DataMapper: Sådan sletter du data i DataMapper med Delete-funktion (users)

Når du er igang med at rydde op i de scannede filer i DataMapper giver det også mening at få dem slettet helt fra Outlook.

Hidtil har det været sådan, at når du klikkede "Go to document" på en hvilken som helst fil i oversigten, så åbnes den op i et nyt vindue, hvor du kan slette filen ved at klikke på "Slet" i højre hjørne eller ved at tildele en slettepolitik så den blev slettet på et senere tidspunkt via Outlook (det kunne være valgt ud fra interne GDPR politikker der foreskriver hvornår dokumenter/data skal være slettet).

MEN - denne manøvre behøver du ikke at gøre længere. Nu kan du nemlig slette data direkte i DataMapper! 🥳

Hvordan får du denne funktion? Følg de enkle trin nedenfor og kom igang nu! 🙂

Step 1: Log på DataMapper og klik på Data Locations

Når du er logget på som du plejer, så vil du have fået en ny knap du kan klikke på ud for Outlook. Den hedder Settings.

Step 2: Klik på Settings

Ved at klikke på knappen Settings får du et pop-up vindue som vist nedenfor. Der skal du sætte et kryds i "Delete files" for at låse op for funktionaliteten. Derefter Save changes.

Et lille øjeblik efter vil du kunne gå videre til risk documents og se knappen.

*kan du ikke komme videre med at gemme ændringer eller får du ikke låst op for Delete, så skal du lige prikke til din administrator

Step 3: Klik på Risk documents og start sletning

Herunder kan du se, hvordan dit risk documents overblik kunne se ud. Der er en mængde filer og i toppen kan du nu se en ny menu, der hedder "Deleted".

Det er her, du vil kunne se, hvilke filer du har fået slettet i DataMapper - dog ikke bagud i tid. Dvs. det gælder fra filer du sletter nu - og fremefter. Oversigten af deleted files bliver nulstillet efter 24 timer når DataMapper er opdateret igen.

Step 4: Klik på en fil i risk documents overblik og prøv "delete" knappen

Vi har klikket på den øverste fil i rækken - ud over de sædvanlige blå og sorte knapper har vi nu fået en rød knap, der indikerer, at vi nu kan slette direkte.

Klikker du på knappen "Delete" eller "Delete all" (afhængig af om der er flere filer vedhæftet i én mail) - så får du denne pop-up besked.

Du får her to muligheder: Gå til dokumentet og dets kilde (så åbner du Outlook og selve emailen der har filerne) og klikker du på Delete all - så sletter du filen direkte - også fra dens kilde i Outlook.

Sådan kan du fortsætte din oprydning med alle de filer, som er fundet, der hører til Outlook 😉

I toppen under "Deleted" menuen kan du følge med i hvor meget du får slettet.

Hvor ender de slettede filer henne, hvis nu jeg kom til at slette en, jeg ikke var klar til?

Dine filer/emails bliver slettet - og ender ikke i Slettet post mappen. Derimod bliver de lagt i en "recoverable items folder" som kun din email administrator har adgang til - 30 dage efter sletning af filen. Derefter slettes den helt.

Du kan læse mere om recoverable items folder i linket her og hvordan du eller din administrator evt får adgang hertil: https://learn.microsoft.com/en-us/exchange/security-and-compliance/recoverable-items-folder/recoverable-items-folder

Spørgsmål?

Ellers håber vi bare at du får glæde af funktionaliteten, og måtte der være spørgsmål hertil så tøv ikke med at tage fat på vores team 🙂 fang os på support@safeonline.dk