Bruger 3. Sådan sletter du data med Delete-funktion i DataMapper
Når du er igang med at rydde op i de scannede filer i DataMapper giver det også mening at få dem slettet helt. Følg de enkle trin nedenfor og kom igang med sletning nu.
Pr. 1. august 2025 kan du også slette dokumenter scannet i OneDrive & Sharepoint ved hjælp af DataMapper. Nedenfor kan du se, hvordan du aktiverer slette-funktion for hver af lokationerne.
Har du ikke scannet Sharepoint & OneDrive? Så kan du blot springe disse screenshots over i guiden eller række ud til vores team, som kan hjælpe jer med at sætte det op.
Det tager kun XXX trin at slette dokumenter med sentitiv data
Trin 1: Log på DataMapper og klik på Datakilder
Åbn DataMapper og log ind med dine oplysninger. Gå derefter til Datakilder (Data locations).
Trin 2: Aktivér slette-funktion
For at funktionen "Delete" er låst op for dig, så skal du lige klikke på Indstillinger (Settings) ved siden af hver af de lokationer som du ønsker skal have funktionen aktiv, se herunder:
Ved at klikke på knappen Settings får du et pop-up vindue som vist nedenfor. Der skal du sætte et kryds i "Delete files"/Slet filer for at låse op for funktionaliteten. Derefter Save changes/Gem ændringer.
*kan du ikke komme videre med at gemme ændringer eller får du ikke låst op for Delete, så skal du lige prikke til din administrator/IT.
Ud for OneDrive/Sharepoint skal du gentage de samme steps som ved Outlook
*Slette funktion for Sharepoint sites
Sharepoint er en lille smule anderledes fra Outlook og Onedrive, da disse ofte er personlige konti, hvor sites er fælles sites, der kan tilgås. Derfor skal hver site som er blevet scannet i DataMapper og eventuelt uddelegeret til brugeren (dette kan du læse om under vores guide til Sharepoint) aktiveres sletning på hver site. Eksempel: har du 3 Sharepoint sites tilgængeligt i dit overblik i Data Lokationer, så skal du klikke på hver af dem for at aktivere slette filer funktion.
Når det er aktiveret kan du fortsætte til risiko dokumenter siden og slette.
Trin 3: Vælg en fil og tryk på "delete" knappen
Klik på Risiko-dokumenter (Risk Documents) i sidemenuen. Herunder kan du se, hvordan dit risk documents overblik kunne se ud.
Klik på en fil i risk documents overblik og prøv Slet (Delete) knappen.
Eksempel: Vi har klikket på den øverste fil i rækken - ud over de sædvanlige blå og sorte knapper har vi nu fået en rød knap Slet (Delete), der indikerer, at vi nu kan slette filen. Det vil du få vist ved hver af de filer, som du har adgang til.
Klikker du på knappen Slet (Delete eller Delete all - afhængig af om der er flere filer vedhæftet i én mail) - så får du denne pop-up besked.
Du får her to muligheder: Gå til dokumentet og dets kilde (så åbner du Outlook og selve emailen der har filerne) og klikker du på Slet alt (Delete all) - så sletter du filen direkte - også fra dens kilde i Outlook (eller Onedrive eller Sharepoint)
Sådan kan du fortsætte din oprydning med alle de filer, som er fundet, der hører til Outlook, Onedrive eller Sharepoint.
I toppen under Slettet (Deleted) menuen kan du følge med i hvor meget du får slettet frem til at overblikket opdateres ved næste sync 24 timer senere.
⁉️ Hvor ender de slettede filer henne, hvis nu jeg kom til at slette en, jeg ikke var klar til?
Dine filer/emails bliver slettet helt - og ender ikke i Slettet post mappen som du kender fra Outlook. Derimod bliver de lagt i en "recoverable items folder" som kun din email administrator har adgang til - max 30 dage efter sletning af filen. Derefter slettes den helt.
Du kan læse mere om recoverable items folder i linket her og hvordan du eller din administrator evt får adgang hertil.
Dette gælder dog kun for Outlook. Onedrive har en log i selve Onedrive hvor du kan se, hvor meget du sletter men det er uklart om filerne så kan hentes tilbage. Sharepoint har ikke samme muligheder
Har du flere spørgsmål? Så kan du skrive til os via chatten i DataMapper eller sende os en mail support@safeonline.dk 😊