DataMapper: Sådan sletter du filer i DataMapper med Delete-funktion (Admin)

Når du er igang med at rydde op i de scannede filer i DataMapper giver det også mening at få dem slettet helt fra deres lokation.

NYT pr. 1. august 2025: Nu kan du også slette dokumenter scannet i OneDrive & Sharepoint ved hjælp af DataMapper. Nedenfor kan du se, hvordan du aktiverer slette-funktion for hver af lokationerne.

Har du ikke scannet Sharepoint & OneDrive kan du blot springe disse screenshots over i guiden eller række ud til vores team, som kan hjælpe jer med at sætte det op.

Hvordan får du sat slette-funktion op spørger du? Følg de enkle trin nedenfor og kom igang med sletning nu! 🙂

Step 1: Log på DataMapper og klik på Data Locations

Når du logger på som administrator skal du muligvis først lige opdatere samtykke på vegne af organisationen. Det skal du, fordi du skal give systemet adgang til at må slette, læse og gennemse data.

Det vil se ud som nedenfor; der klikker du på knappen Update consent så du "låser op" for den nye feature på vegne af alle andre brugere i DataMapper i din virksomhed.

Har du gjort det for nylig eller er det ny kunde, så skal du blot springe til punkt 2.

Vælg den konto, som har den rettighed - typisk er det den samme email, som du logger ind med som administrator i DataMapper - og andre gange er det en særskilt Microsoft email. Det ved du bedst 🙂

Når du har logget på med den mail, vil du blive mødt af skærmen nedenfor:

Der klikker du Accept for at give samtykke og opdatere samtykket. Derefter bliver du sendt tilbage til DataMapper.

Muligvis skal du give samtykket to gange (det er en Microsoft ting), men husk at genopfrisk siden (F5 eller command + R) for at opdatere DataMapper.

Step 2: Klik på Settings

For at funktionen "Delete" er låst op for dig, så skal du lige klikke på Settings (det vil se ud som nedenfor):

Ved at klikke på knappen Settings får du et pop-up vindue som vist nedenfor. Der skal du sætte et kryds i "Delete files" for at låse op for funktionaliteten. Derefter Save changes.

Ud for Outlook/OneDrive/Sharepoint* skal du se efter en blå knap, som angiver du kan ændre på indstillinger.

*Slette funktion for Sharepoint sites:

Sharepoint er en lille smule anderledes fra Outlook og Onedrive, da disse ofte er personlige konti, hvor sites er fælles sites, der kan tilgås. Derfor skal hver site som er blevet scannet i DataMapper og eventuelt uddelegeret til brugeren (dette kan du læse om under vores guide til Sharepoint) aktiveres sletning på hver site. Eksempel: har du 3 Sharepoint sites tilgængeligt i dit overblik i Data Lokationer, så skal du klikke på hver af dem for at aktivere slette filer funktion.

Når det er aktiveret kan du fortsætte til risiko dokumenter siden og slette.

Step 3: Klik på Risk documents og start sletning

Herunder kan du se, hvordan dit risk documents overblik kunne se ud. Der er en mængde filer i overblikket - og i toppen kan du nu se en ny undermenu, der hedder "Deleted".

Det er her, du vil kunne se, hvilke filer du har fået slettet i DataMapper - dog ikke bagud i tid. Dvs. det gælder fra filer du sletter nu - og fremefter. De forsvinder i oversigten efter 24 timer - eller næste gang DataMapper opdaterer data én gang i døgnet.

Step 4: Klik på en fil i risk documents overblik og prøv "delete" knappen

Vi har klikket på den øverste fil i rækken - ud over de sædvanlige blå og sorte knapper har vi nu fået en rød knap, der indikerer, at vi nu kan slette filen direkte. Det vil du få vist ved hver af de filer, som du har adgang til.

Klikker du på knappen "Delete" eller "Delete all" (afhængig af om der er flere filer vedhæftet i én mail) - så får du denne pop-up besked.

Du får her to muligheder: Gå til dokumentet og dets kilde (så åbner du Outlook og selve emailen der har filerne) og klikker du på Delete all - så sletter du filen direkte - også fra dens kilde i Outlook (eller Onedrive eller Sharepoint)

Sådan kan du fortsætte din oprydning med alle de filer, som er fundet, der hører til Outlook, Onedrive eller Sharepoint 😉 

I toppen under "Deleted" menuen kan du følge med i hvor meget du får slettet frem til at overblikket opdateres ved næste sync 24 timer senere.

Hvor ender de slettede filer henne, hvis nu jeg kom til at slette en, jeg ikke var klar til?

Dine filer/emails bliver slettet - og ender ikke i Slettet post mappen. Derimod bliver de lagt i en "recoverable items folder" som kun din email administrator har adgang til - 30 dage efter sletning af filen. Derefter slettes den helt.

Du kan læse mere om recoverable items folder i linket her og hvordan du eller din administrator evt får adgang hertil: https://learn.microsoft.com/en-us/exchange/security-and-compliance/recoverable-items-folder/recoverable-items-folder

Dette gælder dog kun for Outlook. Onedrive har en log i selve Onedrive hvor du kan se, hvor meget du sletter men det er uklart om filerne så kan hentes tilbage.

Sharepoint har ikke samme muligheder.

Spørgsmål?

Ellers håber vi bare, at du får glæde af funktionaliteten, og måtte der være spørgsmål hertil så tøv ikke med at tage fat på vores team 🙂 fang os på support@safeonline.dk