4. DataMapper: Slet filer med Delete-funktion - Admin ✔

Pr. 1. august 2025 kan du også slette dokumenter scannet i OneDrive & Sharepoint ved hjælp af DataMapper. Nedenfor kan du se, hvordan du aktiverer slette-funktion for hver af lokationerne.

Har du ikke scannet Sharepoint & OneDrive? Så kan du blot springe disse screenshots over i guiden eller række ud til vores team, som kan hjælpe jer med at sætte det op.

Det tager kun 3 trin at aktivere slette-funktionen:

• Trin 1: Log på DataMapper og klik på Datakilder
• Trin 2: Aktivér slette-funktion
• Trin 3: Vælg en fil og tryk på "delete" knappen

Trin 1: Log på DataMapper og klik på Datakilder

Når du logger på som administrator skal du muligvis først lige opdatere samtykke på vegne af organisationen. Det skal du, fordi du skal give systemet adgang til at må slette, læse og gennemse data.

Tryk på knappen Datakilder (Data locations) og Update consent, så du "låser op" for den nye feature på vegne af alle andre brugere i DataMapper i din virksomhed.

Har du gjort det for nylig eller ikke præsenteres for muligheden, så skal du blot springe til trin 2.

Vælg den konto, som har den rettighed - typisk er det den samme email, som du logger ind med som administrator i DataMapper - og andre gange er det en særskilt Microsoft email.

Når du har logget på med den mail, vil du blive mødt af skærmen nedenfor og der klikker du Accept for at give samtykke og opdatere samtykket. Derefter bliver du sendt tilbage til DataMapper.

❗️Muligvis skal du give samtykket to gange (det er en Microsoft ting), men husk at genopfrisk siden (F5 eller command + R) for at opdatere DataMapper.

Trin 2: Aktivér slette-funktion

For at funktionen "Delete" er låst op for dig, så skal du lige klikke på Indstillinger (Settings) ved siden af hver af de lokationer som du ønsker skal have funktionen aktiv, se herunder:

Ved at klikke på knappen Settings får du et pop-up vindue som vist nedenfor. Der skal du sætte et kryds i "Delete files"/Slet filer for at låse op for funktionaliteten. Derefter Save changes/Gem ændringer.

Ud for OneDrive/Sharepoint skal du gentage de samme steps som ved Outlook

*Slette funktion for Sharepoint sites

Sharepoint er en lille smule anderledes fra Outlook og Onedrive, da disse ofte er personlige konti, hvor sites er fælles sites, der kan tilgås. Derfor skal hver site som er blevet scannet i DataMapper og eventuelt uddelegeret til brugeren (dette kan du læse om under vores guide til Sharepoint) aktiveres sletning på hver site. Eksempel: har du 3 Sharepoint sites tilgængeligt i dit overblik i Data Lokationer, så skal du klikke på hver af dem for at aktivere slette filer funktion.

Når det er aktiveret kan du fortsætte til risiko dokumenter siden og slette.

Trin 3:  Vælg en fil og tryk på "delete" knappen

Klik på Risiko-dokumenter (Risk Documents) i sidemenuen og derefter ➡ Egne Filer

Eksempel: Vi har klikket på den øverste fil i rækken - ud over de sædvanlige blå og sorte knapper har vi nu fået en rød knap Slet (Delete), der indikerer, at vi nu kan slette filen. Det vil du få vist ved hver af de filer, som du har adgang til.

Klikker du på knappen Slet (Delete eller Delete all - afhængig af om der er flere filer vedhæftet i én mail) - så får du denne pop-up besked.

Du får her to muligheder: Gå til dokumentet og dets kilde (så åbner du Outlook og selve emailen der har filerne) og klikker du på Slet alt (Delete all) - så sletter du filen direkte - også fra dens kilde i Outlook (eller Onedrive eller Sharepoint)

Sådan kan du fortsætte din oprydning med alle de filer, som er fundet, der hører til Outlook, Onedrive eller Sharepoint. 

I toppen under Slettet (Deleted) menuen kan du følge med i hvor meget du får slettet frem til at overblikket opdateres ved næste sync 24 timer senere.