DataMapper: Sådan sletter du filer i DataMapper med Delete-funktion (Admin)
Når du er igang med at rydde op i de scannede filer i DataMapper giver det også mening at få dem slettet helt fra Outlook.
Hidtil har det været sådan, at når du klikkede "Go to document" på en hvilken som helst fil i oversigten, så åbnes filen op i et nyt vindue, hvor du kan slette filen ved at klikke på "Slet" i højre hjørne eller ved at tildele filen en slettepolitik så den blev slettet på et senere tidspunkt via Outlook.
MEN - det behøver du ikke at gøre længere. Nu kan du nemlig slette direkte i DataMapper! 🥳
Hvordan får du låst op for denne funktion? Følg de enkle trin nedenfor og kom i gang nu! 🙂
Step 1: Log på DataMapper og klik på Data Locations
Når du logger på som administrator skal du først lige opdatere samtykke på vegne af organisationen. Det skal du, fordi du skal give systemet adgang til at må slette, læse og gennemse data fra Outlook. Ligesom du skulle første gang du autoriserede Outlook på vegne af din virksomhed.
Det vil se ud som nedenfor, så der klikker du bare på knappen Update consent så du "låser op" for den nye feature på vegne af alle andre brugere i DataMapper i din virksomhed. Har du gjort det for nylig eller er det ny kunde, så skal du blot springe til punkt 2.
Vælg den konto, som har den rettighed - typisk er det den samme email, som du logger ind med som administrator i DataMapper - og andre gange er det en særskilt Microsoft email. Det ved du bedst 🙂
Når du har logget på med den mail, vil du blive mødt af skærmen nedenfor:
Der klikker du Accept for at give samtykke og opdatere samtykket. Derefter bliver du sendt tilbage til DataMapper.
Muligvis skal du give samtykket to gange (det er en Microsoft ting), men husk at genopfrisk siden (klassisk F5 eller command + R) for at opdatere DataMapper.
Step 2: Klik på Settings
For at funktionen "Delete" er låst op for dig, så skal du lige klikke på Settings (det vil se ud som nedenfor):
Ved at klikke på knappen Settings får du et pop-up vindue som vist nedenfor. Der skal du sætte et kryds i "Delete files" for at låse op for funktionaliteten. Derefter Save changes.
Step 3: Klik på Risk documents og start sletning
Herunder kan du se, hvordan dit risk documents overblik kunne se ud. Der er en mængde filer i overblikket - og i toppen kan du nu se en ny undermenu, der hedder "Deleted".
Det er her, du vil kunne se, hvilke filer du har fået slettet i DataMapper - dog ikke bagud i tid. Dvs. det gælder fra filer du sletter nu - og fremefter. De forsvinder i oversigten efter 24 timer - eller næste gang DataMapper opdaterer data én gang i døgnet.
Step 4: Klik på en fil i risk documents overblik og prøv "delete" knappen
Vi har klikket på den øverste fil i rækken - ud over de sædvanlige blå og sorte knapper har vi nu fået en rød knap, der indikerer, at vi nu kan slette direkte fra platformen. Fedt fedt! 🙂
Klikker du på knappen "Delete" eller "Delete all" (afhængig af om der er flere filer vedhæftet i én mail) - så får du denne pop-up besked.
Du får her to muligheder: Gå til dokumentet og dets kilde (så åbner du Outlook og selve emailen der har filerne) og klikker du på Delete all - så sletter du filen direkte - også fra dens kilde i Outlook.
Sådan kan du fortsætte din oprydning med alle de filer, som er fundet, der hører til Outlook 😉
I toppen under "Deleted" menuen kan du følge med i hvor meget du får slettet.
Hvor ender de slettede filer henne, hvis nu jeg kom til at slette en, jeg ikke var klar til?
Dine filer/emails bliver slettet - og ender ikke i Slettet post mappen. Derimod bliver de lagt i en "recoverable items folder" som kun din email administrator har adgang til - 30 dage efter sletning af filen. Derefter slettes den helt.
Du kan læse mere om recoverable items folder i linket her og hvordan du eller din administrator evt får adgang hertil: https://learn.microsoft.com/en-us/exchange/security-and-compliance/recoverable-items-folder/recoverable-items-folder
Spørgsmål?
Ellers håber vi bare, at du får glæde af funktionaliteten, og måtte der være spørgsmål hertil så tøv ikke med at tage fat på vores team 🙂 fang os på support@safeonline.dk