DataMapper: Sådan tilføjer du navne

Som admin i DataMapper kan du tilføje navne så du kan gøre scanning på tværs af lokationer endnu mere specifikt. DataMapper identificerer risiko i potentielle følsomme personlige data ved at søge efter navne i kombination med søgeord relateret til: race, etnisk oprindelse, politisk overbevisning, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningstilknytning, helbredsoplysninger, seksuelle forhold eller seksuel orientering.

Hvordan du indsætter navne viser vi nedenfor her i et par enkle trin. Muligvis skal du have din IT administrator til hjælp såfremt du ikke selv kan logge på Microsoft Admin Center 😊

Step 1: Log på Office365 Admin Center / Microsoft Admin Center

Klik på linket her: https://admin.microsoft.com/Adminportal/Home#/users

Når du er logget ind skal du i venstre sidemenu vælge Users - Active Users. Derefter bør du få en visning som nedenfor ⬇️

Step 2: Eksporter liste med active users

Når du har oversigten over active users - skal du derefter klikke på export users. Du vil derefter påbegynde et download af en fil i .csv format.

Step 3: Åbn filen

Efter endt download og du skal åbne filen - kan du vælge at åbne med Excel (og justere formaet til .xls i stedet for .csv) eller Numbers (for Mac brugere).

Når du har åbnet filen i dit foretrukne format skal du udelukkende fokusere på den kolonne i oversigten, der hedder "DISPLAY NAME". Her vil fremgå fornavn og efternavn.

Step 4: Kopiér kolonnen "DISPLAY NAME"

Nu skal du kopiere kolonnen med fornavne og efternavne. Du gør det ved at markere i toppen af arket (hvis display name står i kolonne D så klikker du på D i toppen så hele kolonnen bliver valgt) og derefter enten højreklikker med musen og vælger "Kopier" eller holder tasterne CTRL + C nede samtidig. På mac højreklikker du og vælger "kopier" med musen eller holder COMMAND + C nede samtidig.

Step 5: Indsæt navnene i DataMapper

Log ind på DataMapper / Åbn DataMapper i din browser. Klik derefter på "Names" i venstre sidemenu.

Herefter kan du klikke i det store hvide felt, holde tasterne CTRL + V nede og derefter vil hele din liste blive indtastet hurtigt og nemt. Brugte du musen så højreklikker du igen og vælger "Sæt ind".

Derefter klikker du på "Save Changes". DataMapper opdateres kort efterfølgende, så du inden for kort tid vil kunne se i risk documents tab, at der også er scannet efter navne 🙂

Step 6: Fjern navne igen

Er der nogle medarbejdere, der stopper i virksomheden - og de er indsat i DataMapper, men ikke længere har relevans for jeres oprydning - så går du blot ind i Risk Settings > Names igen og klikker på det lille kryds ud for navnet - så bliver det slettet - klik Save Changes. Og så bliver systemet opdateret påny efter et par timer 🙂

Har du brug for hjælp?

Skriv til vores support hvis du har brug for hjælp til indtastning i DataMapper. Du kan få hurtig hjælp ved enten at skrive til support@safeonline.dk eller klikke på den lille taleboble på platformen.