DataMapper: Konfigurer risk keywords & names (admin)

I DataMapper kan du scanne efter high risk og risk dokumenter på tværs af lokationer. For at kunne scanne efter det, der i DataMapper kategoriseres som risk, er det påkrævet, at der er indtastet navne. Dette er for at kunne se om et dokument/mail indeholder "potentiel sensitiv data".

Fremgangsmåden for at konfigurere risk keywords er angivet nedenfor. Det anbefales, at alle keywords, der er præ-indstillet bliver stående indtil scanning af alle dokumenter er færdig - og derefter påbegyndes arbejdet med at sortere i, hvilke keywords 'støjer' mere end det reelt giver din virksomhed et risikooverblik.

Eksempler herpå er fx: virus, syg, stress, hiv, hep. Det anbefales altid at gennemse alle sider med risikodokumenter hos alle brugere førend konfigurering påbegyndes.

Trin 1: Log ind i DataMapper

1. Åbn DataMapper og log ind med dine oplysninger.
   1. www.datamapper.bysafeonline.com

Trin 2: Gå til Risk Settings / Risiko-indstillinger

1. Klik på undermenuen Names.
2. Vælg "Import names".

Når du klikker på Import names - vær opmærksom på, at frasortere alle systemkonti og navne, der har mere end 3 ord. Se eksempel herunder:

Trin 3: Naviger til Risk Keywords Sektionen

1. I undermenuen skal du finde og klikke på "Risk Keywords". Dette står ved siden af Names.

Trin 4: Kategorisering og Prioritering

1. Du kan også kategorisere risk keywords baseret på deres relevans eller risiko. Det kunne give mening at kigge på de kategorier, som I kan se ud fra jeres risiko dokumenter har flest resultater. Ofte er det helbredsoplysninger, der giver størst udslag.
2. Kig derfor hver kategori igennem for ord, når I har kigget dokumenter igennem - prioriter hvilke der støjer mest og få disse fjernet først.

Trin 5: Tilføj eller Rediger Risk Keywords

1. Du vil se en liste over eksisterende risk keywords som DataMapper er 'født med'. For at tilføje et nyt ord, klik på en af hovedkategorierne, vælg om det skal være på dansk eller engelsk - og derefter "Tilføj nyt keyword".
2. Indtast det nye keyword i det relevante tekstfelt. Det er ikke krævet at det skal være GDPR relevant.
3. For at redigere et eksisterende keyword, klik på krydset for at slette/deaktivere ordet fra listen (se nedenfor hvor vi har søgt efter 'virus')
4. Foretag de justeringer du har brug for som angivet ovenfor - og klik på "Gem ændringer".

OBS: Det er kun administrator, der kan foretage disse ændringer. Så snart en/flere ændringer er foretaget i keywords og der er klikket på "save changes" - så påbegynder systemet en opdatering, som typisk tager et par timer (helt op til 10 timer), men dette afhænger også af flere faktorer, hvor hurtigt ændringerne træder i kraft: mængden af data og mængden af ord/kategorier fjernet og samtidig tilføjet.

Imens systemet arbejder efter "save changes" kan der ikke foretages yderligere ændringer i denne periode.

Har du brug for hjælp? Skriv endelig til os på support@safeonline.dk eller brug chatfunktionen i den blå taleboble i nedre venstre hjørne.