Sådan rydder du op i risikodokumenter i delte postkasser i DataMapper
Denne artikel viser, hvordan du logger ind i DataMapper og rydder op i risikofiler, der opbevares i fællespostkasser.
DataMapper er først og fremmest rettet mod scan og oprydning af almindelige, personlige emailkonti og drev. Vi bliver dog ofte spurgt, hvordan fællespostkasser kan inkluderes og ryddes op i, da mange virksomheder bruger denne type postkasser.
Her er, hvad vi ved:
- DataMapper kan godt scanne fællespostkasser (konti som support@, info@, finance@, intern@ osv.)
- Mange personer/brugere har ofte adgang til en eller flere fællespostkasser, så kontoen har sjældent sine egne loginoplysninger, som det kendes fra personlige konti. I stedet tilgås disse postkasser typisk direkte fra personlige konti (f.eks. fra peter@acme til support@acme).
Login i DataMapper
Hvis fællespostkassen allerede er blevet scannet, kan du logge ind på kontoen i DataMapper på to måder, når postkassen enten er; inviteret som bruger eller tilføjet til en gruppe (mere nedenfor):
- SSO (Single Sign-On): Hvis din organisation bruger SSO, logger du ind med de loginoplysninger, der hører til kontoen.
- Anden mailudbyder: Hvis kontoen ikke bruger SSO, vælger du denne mulighed og skriver mailadressen. DataMapper sender en engangskode (OTP) til indbakken. Skriv koden i DataMapper for at logge ind.
Uanset hvilken metode du bruger, skal du aldrig huske en særskilt adgangskode til DataMapper.
Log ind i DataMapper og se fællespostkassens fund
Hvis du åbner fællespostkassen i DataMapper adskilt fra din normale konto (du logger ud af den ene konto og ind på fællespostkassen), ser du fundene i Risikodokumenter, som du kender det.
Hvis du er blevet tilføjet en gruppe, hvor du kan tilgå både et komprimeret dashboard, se risikofilerne og rydde op i dem - skal du kun logge ind én gang.
Se forskellen beskrevet her:
| Mulighed | Det gør du | Det ser du |
|---|---|---|
| Log ind som postkassen | Log ind i DataMapper direkte med fællespostkassens eget login (SSO eller en engangskode sendt til den indbakke) | Kun fundene fra den postkasse |
| Brug en gruppe | Opret en gruppe (eller bed din administrator om det), og tilføj fællespostkassen til den | Dine egne fund og fællespostkassens fund samlet under dit normale login |
De fleste bruger gruppeløsningen. Så behøver du ikke et separat login til hver fællespostkasse, du har adgang til.
Hvis en fællespostkasse ikke vises
- Tjek først, at du har adgang til postkassen eller bed om få adgang hos din IT administrator. DataMapper følger de rettigheder, du har der, og giver ikke nye adgange.
Brug gruppevisning til at rydde op i risiko dokumenter
Når du er blevet tilføjet til en gruppe, som gruppeejer, kan du påbegynde oprydning af filerne.
Sådan kan visningen se ud i tabellen Risikodokumenter:
- Sørg for at have klikket på "Gruppevisning" i filtrene, så du kan se gruppens filer. De vises på samme måde som dine egne filer.
Når du er færdig med at rydde op i gruppens filer, kan du rydde filtret og vælge en af disse visninger:
- Admin-visning (kun tilgængelig, hvis du er administrator)
- Egne filer: Ryd op i dine egne filer adskilt fra gruppens filer
Har du flere spørgsmål om opsætningen? Brug funktionen "Hjælp" i DataMapper. Her kan du få svar med det samme fra vores AI-agent eller skrive til vores Customer Success-team.