Kom godt i gang med DataMapper: Bruger

Du har modtaget en invitation til at blive bruger i DataMapper. For at komme i gang med DataMapper skal du først acceptere invitationen, der er sendt til din email - klikke på linket og dernæst logge ind med din Outlook-mail og password dertil.

Når du har acceperet invitationen til at blive bruger i DataMapper kan du joine dit team og påbegynde din del af oprydningen af sensitiv data.

Step 1: Lad mig komme i gang

1. Åbn din email indbakke og se efter om der ligger en invitation - husk at tjekke spam/reklame mapper
2. Klik på DataMapper invitationslinket (den ser ud som vist nedenfor)
3. Log ind i DataMapper med din mail og kode dertil, og følg de få trin for at komme i gang

Step 2: Scan de data lokationer som er valgt for dig

Når du har klikket på invitationslinket påbegyndes onboarding til DataMapper. Når du har tastet din mail og kode ind vil du derefter blive mødt af nedenstående skærm:

Skærm 1: Her skal du vælge hvilke foldere du ønsker at scanne inden du går videre til næste trin. Husk at fravælge alle ikke-arbejdsrelaterede foldere. Al data er på forhånd scannet på tværs af alle dine mapper i Outlook for GDPR*

*Gælder kun Global Outlook brugere

Som du kan se, har du mulighed for at klikke "Skip for now" i venstre hjørne og vælge foldere efterfølgende, når du er kommet hele vejen ind i DataMapper - og ind i menupunktet Data Locations. Her kan du også foretage foldervalg og starte scan.

Skærm 2: Fortsætter du derimod ovenstående trin (skærm 1) så vil du få nedenstående - og derefter skal du klikke på "start scan" i højre hjørne for at komme videre med onboarding. Vi anbefaler, at man gør det på denne måde.

Når du har klikket på "start scan" kommer du til sidst til skærm med en pop-up besked, der byder dig velkommen ombord. Her klikker du "lets go!" - og så er du onboardet.

Step 3: Vælg flere lokationer (OBS: såfremt de er låst op af din admin)

Herunder kan du se, hvordan du gør i 5 lette trin:

1. Klik på en ny lokation - husk, at autoriser med din mail og login så DataMapper får adgang til din konto
2. Vælg, hvilke mapper som skal scannes (udelad igen din(e) personlig(e) mappe(r))
3. Klik på Start Scan
4. Gentag de ovenstående trin for alle de lokationer, som du ønsker at scanne
5. Klik på Risk documents for at se systemet arbejde løbende med at data bliver fundet - der går ofte et kort stykke tid (et par timer typisk) før end du kan se alle resultaterne i oversigten

Herunder kan du se det pop-up vindue, der spørger, hvilke mapper, du ønsker at scanne. Det vil det gøre hver gang du vælger en lokation, hvor det typisk er (flere) mapper. På den måde kan du også sortere i, hvor meget data du vil scanne og gennemse ad gangen. Det samme kan du gøre igen, når du tilgår Risk documents for at få oversigten over resultaterne.

Step 4: Skab et overblik over dine dokumenter i risk documents

Du kan som bruger kun gennemse dine egne scannede filer. Din administrator kan se alle filer på tværs af alle brugere for at kunne holde styr på, at privatlivspolitikkerne internt bliver overholdt. Administrator kan dog ikke se indholdet, kun emnefeltet og hvilken GDPR risiko det indeholder jf DataMapper.

Hvis du er i tvivl om, hvordan du skal håndtere dokumenterne, så tag en snak med din DataMapper administrator eller din nærmeste afdelingschef om hvordan du skal forholde dig og hvad du kan gøre for, at minimere risikoen helt generelt for dit arbejde.

1. Klik på Risk documents I sidemenuen
2. Se, en samlet liste over alle de scannede dokumenter
3. Hvis du klikker på eller holder musen henover Status i oversigten kan du se, om dokumentet er markeret som Resolved eller Action Required. I toppen af oversigten kan du via fanebladene af samme navn se, hvad der er markeret som hvad.
4. Filter-mulighederne i venstre side kan hjælpe dig med at få gennemgået dine risk documents - fx hvis du kun vil se filer indeholdende CPR numre, bestemt type, navn, dokumentalder etc.
5. Klik hvor som helst på et givent dokument i oversigten for at se, hvorfor det er fremhævet som sensitiv data - eller hold musen hen over fx numbers eller keywords for at se, hvad der er fundet i filen.
6. Markér dokumenterne som "Resolved", hvis du har taget stilling til det indeholder en risiko eller du ikke er klar til at slette filen helt - eller "Action required" såfremt du skal vende tilbage til det senere - på denne måde kan du sortere i filerne hurtigt 🤓
7. Slet filerne: Inden du kan slette filer i DataMapper, sådan at de også er slettet i Outlook skal du aktivere funktionen i Data Locations - Outlook - Settings (se mere her: Sådan sletter du i DataMapper). Så kan du hurtigt og nemt få ryddet op i dine filer!
8. Husk at tjekke "alderen" på dine filer - er de mere end 5 år gamle bør du slette det med det samme. I filteret i venstre side kan du vælge alder fra 1 til 5.

Eksempel herunder for risk documents oversigt:

Har du nogle spørgsmål? Så kan du skrive til os via chatten i DataMapper eller sende os en mail. Vi svarer på mails inden for 24 timer og på chatten inden for rimelig tid på hverdage 😊