Kom godt i gang med DataMapper: Bruger

For at komme i gang med DataMapper skal du først acceptere den invitation, der er sendt til din email - klikke på linket og dernæst logge ind med din (Outlook)-mail og password dertil.

Når du har acceperet invitationen til at blive bruger i DataMapper kan du joine dit team og påbegynde din del af oprydningen af sensitiv data.

Step 1: Aktiver din konto i DataMapper

1. Gå til din email indbakke og se efter om der ligger en invitation - husk at tjekke spam/reklame mapperne
2. Klik på DataMapper invitationslinket (den ser ud som vist nedenfor)
3. Log ind i DataMapper med din mail og kode dertil, og følg de få trin for at komme i gang

Loginmuligheder på nedenstående skærm:

Når du har klikket på ovenstående invitation til at logge ind i DataMapper vil du typisk møde denne skærm du kan se herunder.

Der har du 3 muligheder for at logge på (er du Microsoft bruger er det kun den øverste og nederste, der er relevant for dig):

• Continue with Microsoft: login med single-sign on som du ville logge på din mail I en browser. Et-to klik og du er I gang.
• Continue with Google: login med google sign-on som du ville logge på I browser
• Another email provider: du kan logge ind med denne mulighed og få tilsendt en éngangskode til din indbakke, så du ikke skal nulstille din normale adgangskode, hvis du havde glemt den (via Single-sign on). Logge ind med another email provider kræver du indtaster din email - eller den emailkonto du gerne vil logge ind på - og klik derefter "send code". Dette anbefaler vi at gøre ved fx "shared emailbox"/"delte postkasser".

Så er du i gang :)

Når du er logget på vil du komme til næste skærm som er denne herunder. Her skal du fortsætte som systemet fortæller dig. Dette er kun i onboarding flowet.

Ved login 2. og 3. gang kommer du direkte til den side, der hedder Datakilder som du kan se i step 3.

Step 2: Kom godt i gang med DataMapper

Når du har klikket på invitationslinket påbegyndes din onboarding til DataMapper. Når du har tastet din mail og kode ind vil du derefter blive mødt af nedenstående skærm:

Dette er introduktionssiden til DataMapper for dig som ny bruger. Der klikker du blot "Næste" i højre hjørne.

Skærm 2: Privatliv og samtykke

På dette trin i din onboarding skal du angive, hvorvidt din administrator skal have adgang til at se dine filer - eller du vil holde disse helt skjult. Ved at klikke "Accepter" giver du din administrator til at følge med i din løbende oprydning, men der bliver ikke vist sensitivt indhold. Klik på "liste over dine filer" for at se et eksempel på, hvordan det vil se ud - inden du klikker på Næste i højre hjørne.

Når du har klikket på "Næste" efter at have foretaget et valg ovenfor vil du blive præsenteret for de datakilder, du har mulighed for at scanne såfremt det ikke allerede er valgt af din administrator. Du kan springe dette "Godkend" trin over og gå direkte videre til Datakilder og gøre det derfra.

Sidste trin er eventuelt opsætning af scanning af fysiske drev. Dette kan du også springe over, såfremt det ikke er aftalt med din administrator. Klik da Afslut introduktion.

Den sidste skærm du møder i onboarding flowet - og så er du klar - er "Velkommen ombord!" - klik lad os komme i gang.

Step 3: Oversigt over data kilder

Når du har fuldført din onboarding til DataMapper som ny bruger vil du fremover blive mødt af denne side herunder hver gang du logger ind.

Når du skal aktivere en ny lokation - som ikke er scannet i et globalt scan foretaget af din administrator - vil du skulle tage stilling til foldervalg. Dette er kun relevant ved scan af lokale drev fremover.

Step 4: Skab et overblik over dine dokumenter i risk documents

Du kan som bruger kun gennemse dine egne scannede filer. Din administrator kan se alle filer på tværs af alle brugere for at kunne holde styr på, at privatlivspolitikkerne internt bliver overholdt. Administrator kan dog ikke se indholdet, kun emnefeltet og hvilken GDPR risiko det indeholder jf DataMappers samtykkeregler du blev præsenteret for i onboardingflowet.

Hvis du er i tvivl om, hvordan du skal håndtere dokumenterne, så tag en snak med din DataMapper administrator eller din nærmeste afdelingschef om hvordan du skal forholde dig og hvad du kan gøre for, at minimere risikoen helt generelt for dit arbejde.

1. Klik på Risk documents I sidemenuen
2. Se, en samlet liste over alle de scannede dokumenter
3. Hvis du klikker på eller holder musen henover: Ubehandlet, Løst eller Handling påkrævet får du overblik over hvilke filer ligger hvor. Alle nye filer, der ikke er taget stilling til, ligger som udgangspunkt i "Ubehandlet".
4. Filter-mulighederne i venstre side kan hjælpe dig med at få gennemgået dine risk documents på en indsnævret måde - fx hvis du kun vil se filer indeholdende CPR numre, bestemt type, navn, dokumentalder etc.
5. Klik hvor som helst på et givent dokument i oversigten for at se, hvorfor det er fremhævet som sensitiv data - eller hold musen hen over fx numbers eller keywords for at se, hvad der er fundet i filen.
6. Markér dokumenterne som "Løst", hvis du har taget stilling til det indeholder en risiko eller du ikke er klar til at slette filen helt - eller "Action required" såfremt du skal vende tilbage til det senere. Følg altid jeres interne politikker.
7. Slet filerne: Inden du kan slette filer i DataMapper, sådan at de også er slettet i Outlook skal du aktivere funktionen i Data Locations - Outlook - Settings (se mere her: Sådan sletter du i DataMapper). Så kan du hurtigt og nemt få ryddet op i dine filer!
8. Husk at tjekke "alderen" på dine filer - er de mere end 5 år gamle bør du slette det med det samme. I filteret i venstre side kan du vælge alder fra 1 til 5.

Eksempel herunder for risk documents oversigt:

Har du nogle spørgsmål? Så kan du skrive til os via chatten i DataMapper eller sende os en mail. Vi svarer på mails inden for 24 timer og på chatten inden for rimelig tid på hverdage 😊