DataMapper: Guide til indhentning af samtykke til scanning

Når din virksomhed vælger at opstarte et global scan af alle emailkonti på tværs af jeres virksomhed så giver det anledning til at fortælle alle ansatte, hvad det betyder, at der bliver lavet et globalt scan med DataMapper.

Det er ikke påkrævet at indhente samtykke fra brugere i forbindelse med Global mailscan - men ønsker I at gøre det inden scan startes, kan I gøre brug af nedenstående guide.

Samtykke kan ikke trækkes tilbage, når scan er startet, samt vi understøtter ikke at fjerne enkelte bruger-konti.

Trin-for-trin Guide til Indhentning af Samtykke

1.     Global Scan:

•   Start med en global scanning, hvor DataMapper scanner alle mailkonti for at identificere potentielle risikodata.

2.     Informationsmail med Klart Formål:

•   Send en informationsmail til alle brugere, som forklarer formålet med DataMapper, hvordan det fungerer, og hvorfor det er nødvendigt at scanne deres e-mails. Du kan bruge information i artiklen her: Velkomstmail til dine brugere (skabelon)

•   Forklar, at for at bruge systemet, skal de logge ind med deres SSO (Single Sign-On) og acceptere, at DataMapper scanner specifikke lokationer (f.eks. deres e-mail-mapper).

3.     Aktiv Accept via SSO:

•   Brugerne skal aktivt logge ind med deres SSO, hvilket udgør en aktiv handling og dermed et gyldigt samtykke.

•   Under SSO-loginprocessen er der tydelig samtykkeerklæring fra MS, hvor brugerne specifikt accepterer, at DataMapper må scanne deres e-mails og dokumenter.

4.     Valg af Lokationer:

•   Før DataMapper viser risikooversigten til en admin og brugeren selv, skal brugeren vælge de specifikke lokationer, der skal scannes.

•   Dette valg fungerer som en yderligere bekræftelse af deres samtykke.

Træk samtykke tilbage - hvordan?

Det skal selvfølgelig være muligt at trække samtykke tilbage såfremt man ikke vil have scannet sin email, stopper i virksomheden eller noget helt tredje.

Der vil vi anbefale, såfremt I ikke har andre relevant software til at hjælpe jer med det, så kan I tilkøbe RequestManager til formålet.

Læs mere om produktet her: https://bysafeonline.com/privacyhub/requestmanager/

Spørgsmål? Skriv endelig til os, så hjælper vi gerne med eventuelle spørgsmål til RequestManager som du ikke finder svar på, på hjemmesiden.